Was ist Outlook Office 365 und wie kann ich es verwenden?

So geht Mailing richtig!

In diesem Artikel werde ich Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellen, die du benötigst, um Microsoft Outlook Office 365 einzusetzen, um es für dich arbeiten zu lassen. Zuerst werden wir untersuchen, was genau Outlook Office 365 ist. Dann decken wir die Vorteile von Outlook für dein Unternehmen ab, bevor wir uns mit den verschiedenen Funktionen von Outlook Office 365 Outlook befassen. Als nächstes werden wir uns mit der Verwendung von Outlook befassen – einschließlich einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einrichtung, wenn du Outlook Office 365 von GoDaddy verwendest. Zum Schluss werden wir noch einige Tipps und Tricks aus Outlook durchgehen.

Bereit? Los geht’s!

Was ist Outlook Office 365?

Was ist Outlook Office 365?

Outlook Office 365 ist eine Ankeranwendung innerhalb der Office 365 Suite. Office 365 ist eine Cloud-basierte Kollaborationsplattform, die eine Reihe von Produkten enthält, die über ein einziges komfortables Login zugänglich sind und sich an kleine Unternehmen und Einzelunternehmer richten. GoDaddy bietet verschiedene Abonnement-Pläne für Office 365, je nach deinen individuellen Bedürfnissen – gepaart mit GoDaddy’s erstklassigem Kundenservice.

Jeder Plan beinhaltet Outlook-E-Mails, d.h. professionelle E-Mails, die deine Domain nutzen.

Vorteile von Outlook in Office 365

Outlook Office 365-Funktionen

Da E-Mails für die Business-Kommunikation von entscheidender Bedeutung sind – und darauf sind wir alle angewiesen -, hat es eine hohe Priorität, dass du eine Möglichkeit zur Synchronisierung und zum Zugriff auf deine E-Mails hast. Mit Outlook Office 365 kannst du dich unabhängig von deiner Plattform oder deinem Gerät anmelden und auf eine robuste Produktivitätslösung zugreifen – egal wo du dich befindest.

Egal, wo du dich befindest oder welches Gerät du verwendest, alles, was du benötigst, ist eine Internetverbindung und du kannst deine E-Mails und die damit verbundenen Produktivitätsanwendungen nutzen.

Du wirst feststellen, dass Outlook Office 365 beliebt ist, weil es nicht nur ein E-Mail-Programm ist. Outlook enthält mehrere Komponenten, die es dir ermöglichen, besser organisiert zu sein und deine Geschäftspläne und Aktivitäten auf allen deinen Geräten verfügbar zu halten.

Outlook Office 365-Funktionen

Microsoft Outlook Office 365 enthält diese herausragenden Produktivitätsfunktionen:

Mail

Mail ist die Webmail-Komponente von Outlook in Office 365. Während du deine E-Mails ansehen und lesen kannst, hast du die Möglichkeit, Nachrichten anzuheften, zu durchsuchen und zu archivieren. Du kannst auch die erweiterten Bildbearbeitungsfunktionen nutzen. Es gibt auch eine Funktion namens „Actionable Messages“ – Aktionen erfordernde Nachrichten – mit der du eine Aufgabe aus dieser E-Mail heraus erledigen kannst – wie z.B. das Retweeten oder das Hinzufügen eines Besprechungstermins in deinem Kalender.

Personen

Diese Funktion ermöglicht es dir, bestehende Kontakte zu suchen, zu bearbeiten und neue Kontakte zu erstellen. Kontakte können in Ordnern organisiert werden und doppelte Kontakte können aus mehreren Quellen wie LinkedIn oder Twitter verknüpft werden.

Pro-Tipp: Du kannst einen Kontakt erstellen, indem du auf einen Absender klickst, der dann eine Kontaktkarte mit einem Hinzufügen-Button anzeigt. Anschließend fügst du diesen Kontakt zu deinen Outlook-Kontakten hinzu.

Du kannst die Kontakte, an denen du Mails senden möchtest, einfach importieren oder in eine Liste aufnehmen. Freundes- und Verbindungslisten auf LinkedIn, Facebook und Twitter können ebenfalls problemlos mit Personen synchronisiert werden. Jetzt kannst du alle deine verschiedenen Kontakte plattformübergreifend an einem Ort über Outlook Office 365 Kontakte organisieren.

To Do‘s

Wir alle haben Aufgaben, die wir uns notieren müssen, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden. In Outlook Office 365 kannst du Aufgaben erstellen, sie in Kategorien einteilen und in einen bestimmten Ordner verschieben. Du hast auch die Möglichkeit, Fälligkeiten festzulegen sowie deine Aufgaben nach diesen Kriterien zu sortieren und zu filtern.

Profi-Tipp: Strukturiere nach Feldern wie Betreff, Start- und Enddatum, Prozentangabe, Priorität und wie viel Arbeit in jede Aufgabe gesteckt wurde.

Umfangreiche Bearbeitungsfunktionen wie Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Nummerierung und Aufzählungszeichen sind ebenfalls verfügbar. Deine Aufgaben können bearbeitet und kategorisiert werden, je nachdem, wie sie sortiert werden müssen, um eine für dich geeignete Organisationsstruktur zu erstellen.

Kalender

So richtest du Outlook Office 365 ein Kalender
Bild: Microsoft Office

Was ist der Microsoft Outlook-Kalender? Outlook erstellt automatisch Kalender für Geburtstage und Feiertage. Du kannst deinen Kalender ganz einfach auch mit anderen teilen. Du hast die Möglichkeit, deine Kalenderdetails mithilfe von HTML und Rich-Text-Bearbeitung hinzuzufügen, wenn du das möchtest.

Profi-Tipp: Füge Dateien zu Kalenderereignissen und Terminen hinzu, um sicherzustellen, dass du die Dokumente hast, die du für jede Veranstaltung benötigst.

Wähle die gewünschte Ansicht aus den verschiedenen verfügbaren Ansichten wie Tag, Woche, Monat und heute. Wählen Sie für Business-Kalender die Arbeitswochensicht, die montags bis freitags in der Kalendersicht berücksichtigt.

Nun, da wir nun über all die Dinge Bescheid wissen, die du mit Outlook Office 365 machen kannst, lass uns kurz darauf eingehen, wie du dich einrichten kannst.

So richtest du Outlook Office 365 ein!

Nachdem wir nun die Vorteile und Funktionen von Microsoft Outlook kennengelernt haben, lass uns einen Blick darauf werfen, wie du es einrichten kannst.

Sobald du dein Office 365 bei GoDaddy gekauft hast, kannst du deine Domain verbinden und deine GoDaddy Outlook Office 365-E-Mail-Adresse einrichten.

  1. Suchen deine GoDaddy Office 365 Empfangsbestätigungs-E-Mail in deinem Posteingang und klicke dann auf „Erste Schritte“.
  2. Wählen deine Domain aus und klicke auf „Weiter“.
  3. Füllen das E-Mail-Formular von Outlook Office 365 aus, indem du die erforderlichen Informationen in die einzelnen Felder eingibst.
  4. Klicke dann auf „Erstellen“. Du erhälst dann eine Bestätigungs-E-Mail an die von dir angegebene Adresse.

Befolge diese Anweisungen, um deine Outlook Office 365-E-Mail auf deinem Smartphone einzurichten.

Möchtest du deine alten E-Mails zu GoDaddy’s Outlook Office 365 ziehen? Hier haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dich!

Hinweis: Outlook Office 365 unterstützt weder Outlook 2007 noch frühere Versionen von Outlook. Du solltest also deine Outlook-Version auf dem neuesten Stand halten, bevor du dich in Office 365 für Outlook anmelden.

Brauchst du mehr Hilfe? GoDaddy bietet dir einen hervorragenden Support bei allen deinen Fragen!

Tipps und Tricks zur Verwendung von Outlook Office 365

Nachdem du nun dein Benutzerkonto eingerichtet hast, folgen hier ein paar kleine Tipps, die dir helfen, Outlook optimal anzupassen und zu nutzen.

Tipps und Tricks zur Verwendung von Outlook Office 365
Bild: Microsoft Office

Erstelle deine Signatur

Lass deine Nachrichten mit einer wirkungsvollen Signatur, die deine Website, deine Telefonnummer(n) und dein Logo/Slogan umfasst, enden:

Wähle bei einem neuen E-Mail-Fenster Signatur > Signaturen.

  • Klicke auf Neu, geben deiner Signatur einen Namen und erstelle deine Signatur.
  • Klicke auf Ok, um mit der Verwendung deiner neuen Signatur zu starten.

Räume deinen Posteingang auf

Es kann eine gewaltige Aufgabe sein, deinen Posteingang übersichtlich zu halten und nur relevante E-Mails zu enthalten. Nachdem du E-Mails gelesen hast, landen sie manchmal, naja…. zu lange…. in deinem Posteingang. In vielen Fällen enthalten sie nicht mehr die aktuellen Informationen, die du benötigst. Mit Outlook Office 365 kannst du deinen Posteingang ganz einfach bereinigen.

Wähle in deinem Posteingang (oder einem anderen E-Mail-Ordner) Home > Aufräumen. Du kannst es dir aussuchen:

  • Konversationen sortieren
  • Ordner bereinigen
  • Ordner und Unterordner bereinigen

Outlook verschiebt dann automatisch redundante oder gelesene Nachrichten in den Ordner „Gelöschte Elemente“. Keine Sorge, das Aufräum-Tool der Ordner wird niemals ungelesene Nachrichten entfernen. Also musst du dir darüber keine Sorgen machen.

Markiere Personen/Gruppen

Erwarte mit Outlook Office 365 einige vertraute Funktionen, die du kennst und liebst. Möchtest du Erwähnungen wie auf Facebook und Twitter verwenden? Jetzt kannst du es auch in deiner E-Mail tun.

Gebe im Textfeld deiner E-Mail-Nachricht oder Terminanfrage @ gefolgt von Vor- und Nachnamen einer Person ein. Wähle den Namen und er wird im Text hervorgehoben und in die An-Zeile der E-Mail eingefügt.

Wie bei anderen Online-Gesprächen sieht der Empfänger dann ein @-Symbol in seiner Nachrichtenliste. Sehr cool, oder?

Das Erstellen intelligenterer Meetings mit Skype und OneNote

Ab jetzt können deine Meetings produktiver sein. Bevor du deine Terminanfrage sendest, mache daraus ein Skype-Meeting und richte einen gemeinsamen Raum für Besprechungsnotizen ein.

Wähle „Skype Meeting“ und ein Online-Meeting-Link wird automatisch erstellt und in die Meeting-Anfrage eingefügt. Wähle für freigegebene Notizen die Option „Besprechungsnotizen“. Erstelleein neues OneNote-Notizbuch oder wähle ein bestehendes aus. Ein Link zum Notizbuch wird in der Besprechungsanfrage angezeigt.

Verwende Tastenkombinationen

Ich benutze selten Abkürzungen, aber ich kenne Leute, die nicht ohne sie leben können. Hier sind ein paar Outlook-Tastaturkürzel, die du verwenden kannst:

  • Erstelle eine neue E-Mail-Nachricht: Drücken Sie Strg+Shift+M.
  • Erstelle einen neuen Kontakt: Strg+Shift+C.
  • Erstelle einen neuen Termin: Strg+Shift+A.
  • Erstelle eine neue Besprechungsanfrage: Strg+Shift+Q.
  • Sende eine E-Mail-Nachricht: Strg+Eingabe.

Konvertiere eine E-Mail in ein PDF

Wie oft hast du dir gewünscht, du hättest diese Funktion? Jetzt weißt du es. Wenn du ein PDF aus deiner E-Mail-Nachricht erstellen möchtest, kannst du es jetzt mit Windows 10 drucken.

Klicke auf Strg+P, um das Dialogfeld „Drucken“ zu öffnen, und wählen dann Microsoft Drucken zu PDF aus dem Drucker.

Sobald du Drucken ausgewählt hast, wähle einen Ordner aus, benenne deine PDF und klicke dann auf „Speichern“.

Erstellen von benutzerdefinierten Abwesenheitsbenachrichtigungen

Wenn du nicht im Büro oder im Urlaub bist, lasse die Absender wissen, dass du weg bist und wann du zurückkommst. Du solltest außerdem vermerken, an wen sich der Absender in deiner Abwesenheit wenden kann. Du solltest nur darauf achten, dass du bei deiner Rückkehr die Benachrichtigungen wieder deaktivierst. Alternativ kannst du auch timen, von wann bis wann die automatischen Nachrichten versendet werden sollen.

Wähle Datei > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden.

Gebe die Nachricht ein, die den Absendern angezeigt wird, und klicken Sie auf „OK“.

Priorisierung wichtiger Gespräche

Manchmal können redundante E-Mails dazu führen, dass wir abgelenkt werden. Ich kann nicht mehr zählen, wie oft ich Gespräche ignoriert habe, die nicht mehr direkt auf mich zutrafen. Mit Outlook Office 365 kannst du jedes gewünschte Gespräch buchstäblich ignorieren.

Jede Konversation, die du ignorierst, wird in den Ordner „Gelöscht“ verschoben. Alles, was du tun mussst, ist eine Nachricht aus einem Gespräch auszuwählen, das du ignorieren möchtesst, und dann Home > Ignorieren > Gespräch ignorieren auszuwählen (oder Strg+Entf). Optional: „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ markieren.

Warum solltest du Outlook Office 365 verwenden?

Wie du sehen kannst, bietet Outlook Office 365 zahlreiche Vorteile bei der Organisation deiner gesamten Unternehmenskommunikation. Die Möglichkeit, ein Dashboard überall zu nutzen – unabhängig vom Gerät – hält dich immer auf dem neuesten Stand.

Es bietet dir schließlich zwei sehr wichtige Vorteile, die für deinen Unternehmenserfolg wichtig sind und nicht übersehen werden können:

Sicherheit

Outlook Office 365 scannt deine Nachrichten und Dokumente 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche auf Spam und bösartige Software (Malware). Deine E-Mails befinden sich auf der gleichen Infrastruktur, die große Unternehmen zum Schutz ihrer Netzwerke verwenden. Die Microsoft-Rechenzentren tragen zum Schutz deiner Daten bei und sind für die Erfüllung mehrerer branchenüblicher Zertifizierungen zertifiziert.

Markenaufbau

Indem du Outlook Office 365 für deine domainbasierten E-Mails verwendest, prägst du dein Unternehmen mit jeder Nachricht, die du versendest. Dies vermittelt einen professionellen Eindruck und trägt dazu bei, den wichtigen Vertrauensfaktor aufzubauen.

Kleine Unternehmen und Unternehmer (genau wie du) sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, in ihrer Unternehmenskommunikation effizienter zu sein. Indem du E-Mail- und Produktivitätstools wie Microsoft Outlook Office 365 in einem einfachen Login zur Verfügung hast, kannst du genau das erreichen.

 

Aus dem Englischen: Franziska Thoms

Bildnachweis: Unsplash

Judith schreibt – viel. Sie hat drei Blogs, auch zu Umgangsformen im täglichen und geschäftlichen E-Mail Verkehr. Von Earthlink wurde sie zur "Miss Manners for the Digital World " ernannt und wird seither gerne als "Miss eManners" bezeichnet. Sie gab Interviews für TV-, Radio-, Print- und Online-Artikel. Außerdem hat Judith drei Bücher und ein viel gelesenes eBook zu Umgangsformen in E-Mails verfasst. Ihr Beratungs-Blog im IStudio® deckt jeden Blickwinkel eines erfolgreichen Online-Business ab. Sie bietet über zwei Jahrzehnte Erfahrung und Wissen zu bewährten Vorgehensweisen für erfolgreiches Marketing, Unternehmen im Web und eCommerce, sowie zur Nutzung der richtigen Technik. Wenn Judith nicht an ihren eigenen Projekten arbeitet, hilft sie Netrepreneurs, sich mit WordPress vertraut zu machen. Zudem unterstützt sie Community-Gründer in den neuen Community-Foren von GoDaddy. Sie ist für ihren No-Hype-Ansatz bekannt. Judiths Motto? "Wenn ich keinen Spaß habe, mache ich es nicht." Sie finden sie auf Twitter @IStudio.