Was ist Outlook Office 365 und wie verwendest du es am besten?

(Update) Outlook ist eine der zentralen Anwendungen in deinem Microsoft Office 365-Abonnement und ist ein sehr vielseitiges und leistungsfähiges E-Mail-Programm. Mit einer Vielzahl von Funktionen, die weit über die bloße Verwaltung von E-Mails hinausgehen, bietet Outlook dir und deinem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, um deine Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren. Im Folgenden beleuchten wir, was Outlook Office 365 ist und wie du es optimal nutzt, zum Beispiel als Teil der Microsoft 365-Pakete von GoDaddy.

Was ist Outlook Office 365?

Outlook Office 365, oft auch als Office-365-Outlook bezeichnet, ist die in Microsoft 365 enthaltene Version von Microsofts beliebtem E-Mail-Programm. Es ist auf unterschiedlichen Plattformen, einschließlich Windows, Mac, iOS und Android, verfügbar. Dabei handelt es sich nicht um eine einzelne Applikation, sondern um ein Paket, das neben der Verwaltung von E-Mails und dem Outlook-Kalender auch Funktionen wie das Kontaktmanagement (Personen) und Aufgaben umfasst.

Microsoft 365 ist eine Cloud-basierte Kollaborationsplattform, die eine Reihe von Produkten enthält, die über ein einziges komfortables Login zugänglich sind und sich an kleine Unternehmen und Einzelunternehmer richten. GoDaddy bietet verschiedene Abonnement-Pläne für Office 365, je nach deinen individuellen Bedürfnissen – gepaart mit GoDaddy’s erstklassigem Kundenservice.

Vorteile von Outlook in Office 365

Einer der großen Vorteile von Outlook Office 365 gegenüber älteren Outlook-Versionen und anderen E-Mail-Programmen von Drittanbietern ist die enge Integration mit anderen Office-Produkten wie Excel, OneNote, SharePoint und Microsoft Teams. Durch die Anbindung an den Microsoft Exchange Server, oder in der Cloud-Variante an Exchange Online, sind zudem erweiterte Funktionen wie die gemeinsame Nutzung von Posteingängen oder Kalendern möglich.

Egal, wo du dich befindest oder welches Gerät du verwendest, alles, was du benötigst, ist eine Internetverbindung und du kannst deine E-Mails und die damit verbundenen Produktivitätsanwendungen nutzen.

Darüber hinaus ist Outlook Office 365 Teil des Abonnementmodells von Office 365. Das bedeutet, dass du immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates hast, ohne zusätzliche Kosten.

Wie verwendest du Outlook Office 365?

Für den Einstieg in Outlook Office 365 benötigst du ein Office 365-Abo, das du direkt bei Microsoft oder bei einem Drittanbieter erwerben kannst. Nach der Installation und Authentifizierung mit deiner Office 365-ID kannst du Outlook auf deinem Desktop, Laptop oder Mobilgerät starten.

So richtest du Outlook Office 365 ein!

Die Einrichtung von Outlook Office 365 ist relativ einfach und schnell, insbesondere wenn du ein Exchange-Konto (wie etwa eine E-Mail-Adresse von deinem Unternehmen) oder ein Microsoft 365-Konto hast. Die folgenden Schritte zeigen dir, wie du vorgehst:

Schritt 1: Installation von Outlook

Wenn du Microsoft 365 bereits auf deinem Gerät installiert hast, ist Outlook wahrscheinlich bereits installiert. Falls nicht, kannst du z.B. hier das für dich passende Microsoft 365-Paket auswählen und bestellen.

Sobald du ein Microsoft 365-Paket bei GoDaddy gekauft hast, kannst du deine Domain verbinden und deine GoDaddy Outlook Office 365-E-Mail-Adresse einrichten.

1. Suchen deine GoDaddy Office 365 Empfangsbestätigungs-E-Mail in deinem Posteingang und klicke dann auf „Erste Schritte“.
2. Wählen deine Domain aus und klicke auf „Weiter“.
3. Füllen das E-Mail-Formular von Outlook Office 365 aus, indem du die erforderlichen Informationen in die einzelnen Felder eingibst.
4. Klicke dann auf „Erstellen“. Du erhältst dann eine Bestätigungs-E-Mail an die von dir angegebene Adresse.

Befolge diese Anweisungen, um deine Outlook Office 365-E-Mail auf deinem Smartphone einzurichten.

Möchtest du deine alten E-Mails zu GoDaddy’s Outlook Office 365 ziehen? Hier haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dich!

Hinweis: Outlook Office 365 unterstützt weder Outlook 2007 noch frühere Versionen von Outlook. Du solltest also deine Outlook-Version auf dem neuesten Stand halten, bevor du dich in Office 365 für Outlook anmelden.

Schritt 2: Kontodetails eingeben

Gib die E-Mail-Adresse ein, die du mit Outlook verwenden möchtest, und klicke auf „Verbinden“. Wenn du ein Exchange-Konto oder ein Microsoft 365-Konto hast, werden die meisten Einstellungen automatisch vorgenommen. Du musst lediglich dein Passwort eingeben und auf „Weiter“ klicken.

Für andere Konten, wie Google Mail oder IMAP/POP3-Konten, musst du möglicherweise zusätzliche Informationen eingeben, darunter den Namen des Servers und den Port. Diese Informationen bekommst du in der Regel von deinem E-Mail-Anbieter.

Schritt 3: Konfiguration abschließen

Sobald du die Kontodetails eingegeben hast, führt Outlook einen Test durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Du erhältst eine Bestätigung, dass das Konto erfolgreich eingerichtet wurde, und kannst auf „Fertig stellen“ klicken.

Outlook wird dann deine E-Mails, Kontakte und Kalenderinformationen herunterladen (dies kann eine Weile dauern, je nachdem, wie viele Informationen synchronisiert werden müssen). Danach kannst du mit der Verwendung von Outlook beginnen.

Bitte beachte, dass der genaue Prozess je nach deinem Gerät und der Version (zum Beispiel Desktop-Version) von Outlook leicht abweichen kann. Falls du Probleme hast, solltest du dich an den Support deines E-Mail-Anbieters oder an Microsoft wenden.

Brauchst du Hilfe? GoDaddy bietet dir einen hervorragenden Support bei allen deinen Fragen!

Outlook Office 365-Funktionen

Die Verwaltung deines Posteingangs ist intuitiv: Eingehende Nachrichten kannst du in mehrere Ordner sortieren, Spam-Nachrichten werden automatisch in den Junk-Mail-Ordner verschoben. Um die Übersicht zu behalten, kannst du E-Mails kennzeichnen, kategorisieren oder Regeln für die automatische Bearbeitung erstellen.

Outlook Office 365 bietet zudem eine nahtlose Integration mit dem OneDrive-Cloudspeicher. Dateien, die du in OneDrive speicherst, kannst du direkt in Outlook an E-Mails anhängen oder Links zu diesen Dateien versenden.

Zusätzlich zur E-Mail-Verwaltung bietet Outlook Office 365 einen integrierten Kalender. Hier kannst du deine Termine planen, Erinnerungen einstellen und Meetings mit anderen organisieren. Dank der Synchronisation mit dem Exchange-Server oder Exchange Online kannst du deinen Kalender auch mit anderen teilen oder auf mehreren Geräten abrufen.

Neben diesen Funktionen integriert Outlook Office 365 auch weitere Anwendungen von Microsoft, wie Microsoft Teams für Videokonferenzen. Somit wird Outlook zu einer umfassenden Kommunikations- und Produktivitätslösung.

Microsoft Outlook Office 365 enthält diese herausragenden Produktivitätsfunktionen:

Mail

Mail ist die Webmail-Komponente von Outlook in Office 365. Während du deine E-Mails ansehen und lesen kannst, hast du die Möglichkeit, Nachrichten anzuheften, zu durchsuchen und zu archivieren. Du kannst auch die erweiterten Bildbearbeitungsfunktionen nutzen. Es gibt auch eine Funktion namens „Actionable Messages“ – Aktionen erfordernde Nachrichten – mit der du eine Aufgabe aus dieser E-Mail heraus erledigen kannst – wie z.B. das Retweeten oder das Hinzufügen eines Besprechungstermins in deinem Kalender.

Personen

Diese Funktion ermöglicht es dir, bestehende Kontakte zu suchen, zu bearbeiten und neue Kontakte zu erstellen. Kontakte können in Ordnern organisiert werden und doppelte Kontakte können aus mehreren Quellen wie LinkedIn oder Twitter verknüpft werden.

Pro-Tipp: Du kannst einen Kontakt erstellen, indem du auf einen Absender klickst, der dann eine Kontaktkarte mit einem Hinzufügen-Button anzeigt. Anschließend fügst du diesen Kontakt zu deinen Outlook-Kontakten hinzu.

Du kannst die Kontakte, an denen du Mails senden möchtest, einfach importieren oder in eine Liste aufnehmen. Freundes- und Verbindungslisten auf LinkedIn, Facebook und Twitter können ebenfalls problemlos mit Personen synchronisiert werden. Jetzt kannst du alle deine verschiedenen Kontakte plattformübergreifend an einem Ort über Outlook Office 365 Kontakte organisieren.

To Do‘s

Wir alle haben Aufgaben, die wir uns notieren müssen, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden. In Outlook Office 365 kannst du Aufgaben erstellen, sie in Kategorien einteilen und in einen bestimmten Ordner verschieben. Du hast auch die Möglichkeit, Fälligkeiten festzulegen sowie deine Aufgaben nach diesen Kriterien zu sortieren und zu filtern.

Profi-Tipp: Strukturiere nach Feldern wie Betreff, Start- und Enddatum, Prozentangabe, Priorität und wie viel Arbeit in jede Aufgabe gesteckt wurde.

Umfangreiche Bearbeitungsfunktionen wie Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Nummerierung und Aufzählungszeichen sind ebenfalls verfügbar. Deine Aufgaben können bearbeitet und kategorisiert werden, je nachdem, wie sie sortiert werden müssen, um eine für dich geeignete Organisationsstruktur zu erstellen.

Kalender

Was ist der Microsoft Outlook-Kalender? Outlook erstellt automatisch Kalender für Geburtstage und Feiertage. Du kannst deinen Kalender ganz einfach auch mit anderen teilen. Du hast die Möglichkeit, deine Kalenderdetails mithilfe von HTML und Rich-Text-Bearbeitung hinzuzufügen, wenn du das möchtest.

Profi-Tipp: Füge Dateien zu Kalenderereignissen und Terminen hinzu, um sicherzustellen, dass du die Dokumente hast, die du für jede Veranstaltung benötigst.

Wähle die gewünschte Ansicht aus den verschiedenen verfügbaren Ansichten wie Tag, Woche, Monat und heute. Wählen Sie für Business-Kalender die Arbeitswochensicht, die montags bis freitags in der Kalendersicht berücksichtigt.

Nun, da wir nun über all die Dinge Bescheid wissen, die du mit Outlook Office 365 machen kannst, lass uns kurz darauf eingehen, wie du dich einrichten kannst.

Tipps und Tricks zur Verwendung von Outlook Office 365

Jetzt, da du einen grundlegenden Überblick über Outlook Office 365 hast, möchten wir dir einige Tipps geben, wie du es optimal nutzen kannst.

So erstellst du deine Signatur

Lass deine Nachrichten mit einer wirkungsvollen Signatur, die deine Website, deine Telefonnummer(n) und dein Logo/Slogan umfasst, enden.

Eine E-Mail-Signatur ist eine personalisierte Signatur, die automatisch am Ende jeder gesendeten E-Mail eingefügt wird. Um eine Signatur in Outlook Office 365 zu erstellen, gehst du zu den Optionen unter „Datei“ > „Optionen“ > „E-Mail“ > „Signaturen“. Hier kannst du eine neue Signatur erstellen, sie benennen, formatieren und deine bevorzugte Standardsignatur für E-Mail-Konten festlegen.

So räumst du deinen Posteingang auf

Es kann eine gewaltige Aufgabe sein, deinen Posteingang übersichtlich zu halten und nur relevante E-Mails zu enthalten. Nachdem du E-Mails gelesen hast, landen sie manchmal, naja…. zu lange…. in deinem Posteingang. In vielen Fällen enthalten sie nicht mehr die aktuellen Informationen, die du benötigst. Mit Outlook Office 365 kannst du deinen Posteingang ganz einfach bereinigen.

Outlook Office 365 bietet dir mehrere Optionen, deinen Posteingang zu organisieren und aufzuräumen. Eine nützliche Funktion ist das Erstellen von Regeln für deine Outlook E-Mails, die automatisch bestimmte Aktionen für eingehende E-Mails ausführen, zum Beispiel sie in bestimmte Ordner zu verschieben. Du kannst auch den „Aufräumen“-Button verwenden, um mehrere E-Mail-Konversationen gleichzeitig zu löschen oder zu archivieren.

Wähle in deinem Posteingang (oder einem anderen E-Mail-Ordner) Home > Aufräumen. Du kannst es dir aussuchen, ob du:

• Konversationen sortieren,
• Ordner bereinigen oder
• Ordner und Unterordner bereinigen möchtest.

Outlook verschiebt dann automatisch redundante oder gelesene Nachrichten in den Ordner „Gelöschte Elemente“. Keine Sorge, das Aufräum-Tool der Ordner wird niemals ungelesene Nachrichten entfernen. Also musst du dir darüber keine Sorgen machen.

Smarte Shortcuts für Microsoft Outlook

Outlook hat eine Vielzahl von Tastaturkürzeln, die dir helfen können, effizienter zu arbeiten. Zum Beispiel kannst du „Strg + R“ drücken, um auf eine E-Mail zu antworten, „Strg + N“ um eine neue E-Mail zu erstellen oder „Strg + S“ um deine aktuelle E-Mail oder den Entwurf zu speichern. Weitere beliebte Shortcuts sind:

• Erstelle einen neuen Kontakt: Strg+Shift+C.
• Erstelle einen neuen Termin: Strg+Shift+A.
• Wechsele zum Posteingang: Strg+Shift+I
• Erstelle eine neue Besprechungsanfrage: Strg+Shift+Q.
• Sende eine E-Mail-Nachricht: Strg+Eingabe.

Eine vollständige Liste der Tastaturkürzel findest du auf der Microsoft-Hilfeseite.

Markiere Personen/Gruppen

In Outlook Office 365 erwarten dich auch einige vertraute Funktionen, die du kennst und liebst. Möchtest du Erwähnungen wie auf Facebook und Twitter verwenden? Jetzt kannst du es auch in deiner E-Mail tun.

Gib im Textfeld deiner E-Mail-Nachricht oder Terminanfrage @ gefolgt von Vor- und Nachnamen einer Person ein. Wähle den Namen und er wird im Text hervorgehoben und in die An-Zeile der E-Mail eingefügt.

Wie bei anderen Online-Gesprächen sieht der Empfänger dann ein @-Symbol in seiner Nachrichtenliste. Sehr cool, oder?

Das Erstellen intelligenterer Meetings mit Skype und OneNote

Ab jetzt können deine Meetings produktiver sein. Bevor du deine Terminanfrage sendest, mache daraus ein Skype-Meeting und richte einen gemeinsamen Raum für Besprechungsnotizen ein.

Wähle „Skype Meeting“ und ein Online-Meeting-Link wird automatisch erstellt und in die Meeting-Anfrage eingefügt. Wähle für freigegebene Notizen die Option „Besprechungsnotizen“. Erstelleein neues OneNote-Notizbuch oder wähle ein bestehendes aus. Ein Link zum Notizbuch wird in der Besprechungsanfrage angezeigt.

Konvertiere eine E-Mail in ein PDF

Wie oft hast du dir gewünscht, du hättest diese Funktion? Jetzt weißt du es. Wenn du ein PDF aus deiner E-Mail-Nachricht erstellen möchtest, kannst du es jetzt mit Windows 10 drucken.

Klicke auf Strg+P, um das Dialogfeld „Drucken“ zu öffnen, und wählen dann Microsoft Drucken zu PDF aus dem Drucker.

Sobald du Drucken ausgewählt hast, wähle einen Ordner aus, benenne deine PDF und klicke dann auf „Speichern“.

Erstelle benutzerdefinierte Abwesenheitsbenachrichtigungen

Abwesenheitsnotizen sind sehr nützlich, wenn du im Urlaub bist oder aus irgendeinem anderen Grund nicht auf E-Mails antworten kannst. In Outlook Office 365 kannst du Abwesenheitsnotizen einrichten, indem du zu „Datei“ > „Automatische Antworten“ gehst. Dort kannst du eine Nachricht erstellen, die automatisch an alle gesendet wird, die dir während deiner Abwesenheit eine E-Mail schicken.

Tipp: Du solltest nur darauf achten, dass du bei deiner Rückkehr die Benachrichtigungen wieder deaktivierst. Alternativ kannst du auch timen, von wann bis wann die automatischen Nachrichten versendet werden sollen.

Wähle Datei > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden.

Gib die Nachricht ein, die den Absendern angezeigt werden soll und klicke auf „OK“.

Priorisiere wichtige Gespräche

Manchmal können redundante E-Mails dazu führen, dass wir abgelenkt werden. Ich kann nicht mehr zählen, wie oft ich Gespräche ignoriert habe, die nicht mehr direkt auf mich zutrafen. Mit Outlook Office 365 kannst du jedes gewünschte Gespräch buchstäblich ignorieren.

Jede Konversation, die du ignorierst, wird in den Ordner „Gelöscht“ verschoben. Alles, was du tun mussst, ist eine Nachricht aus einem Gespräch auszuwählen, das du ignorieren möchtesst, und dann Home > Ignorieren > Gespräch ignorieren auszuwählen (oder Strg+Entf). Optional: „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ markieren.

Warum solltest du Outlook Office 365 verwenden?

Wie du sehen kannst, bietet dir Outlook Office 365 zahlreiche Vorteile bei der Organisation deiner gesamten Unternehmenskommunikation. Die Möglichkeit, ein Dashboard überall zu nutzen – unabhängig vom Gerät – hält dich immer auf dem neuesten Stand.

Es bietet dir schließlich zwei sehr wichtige Vorteile, die für deinen Unternehmenserfolg wichtig sind und nicht übersehen werden können:

Sicherheit

Outlook Office 365 scannt deine Nachrichten und Dokumente 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche auf Spam und bösartige Software (Malware). Deine E-Mails befinden sich auf der gleichen Infrastruktur, die große Unternehmen zum Schutz ihrer Netzwerke verwenden. Die Microsoft-Rechenzentren tragen zum Schutz deiner Daten bei und sind für die Erfüllung mehrerer branchenüblicher Zertifizierungen zertifiziert.

Markenaufbau

Indem du Outlook Office 365 für deine domainbasierten E-Mails verwendest, prägst du dein Unternehmen mit jeder Nachricht, die du versendest. Dies vermittelt einen professionellen Eindruck und trägt dazu bei, den wichtigen Vertrauensfaktor aufzubauen.

Kleine Unternehmen und Unternehmer (genau wie du) sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, in ihrer Unternehmenskommunikation effizienter zu sein. Indem du E-Mail- und Produktivitätstools wie Microsoft Outlook Office 365 in einem einfachen Login zur Verfügung hast, kannst du genau das erreichen.

Fazit

Outlook Office 365 ist ein mächtiges Werkzeug, das weit über die Funktionen eines normalen E-Mail-Programms hinausgeht. Mit dem richtigen Know-how und einigen hilfreichen Tipps kannst du das Potenzial von Outlook Office 365 voll ausschöpfen und deine Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern. Ganz gleich, ob du neu bei Outlook oder schon länger dabei bist, es gibt immer neue Funktionen zu entdecken. Nun, da du die Grundlagen kennst, wie du Outlook Office 365 verwenden kannst, bist du bereit, es selbst auszuprobieren und zu erleben, wie es deine Produktivität steigert.

Aus dem Englischen: Franziska Thoms

Dieser Artikel ist am 21.02.2019 erschienen und wurde am 15.08.2023 aktualisiert.

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